Bu metin, E-Yeterlilik sınav ve belgelendirme yazılımı ile tanıtım sitesi (https://e-yeterlilik.app) ve kullanım kılavuzu ("Hizmet") kapsamında işlenen kişisel verilere ilişkin olarak, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("KVKK") madde 10 uyarınca hazırlanan aydınlatma metni ve gizlilik politikasıdır.
1. Veri sorumlusu ve veri işleyen
Hizmette iki farklı rol vardır:
- Hizmeti kullanan kişilerin verileri (firma yöneticileri ve firma kullanıcılarının hesap, giriş ve iletişim bilgileri, tanıtım sitesi ziyaretçileri) bakımından veri sorumlusu E-Yeterlilik'dir.
- Firmaların Hizmete kaydettiği veriler (adaylar, sınav sonuçları, personel, belgeler, soru havuzu) bakımından veri sorumlusu, bu verileri kaydeden belgelendirme kuruluşudur. E-Yeterlilik bu veriler için yalnızca veri işleyen olarak, kuruluşun talimatları doğrultusunda ve Hizmetin sunulması amacıyla hareket eder.
Bir belgelendirme kuruluşunda sınava giren bir adaysanız, verilerinizle ilgili taleplerinizi öncelikle başvurduğunuz kuruluşa iletmeniz gerekir; kuruluş, gerektiğinde bizden destek alır.
2. İşlenen kişisel veriler
Hizmet kullanıcıları (firma yöneticisi ve kullanıcıları)
- Kimlik ve iletişim: ad, soyad, e-posta adresi, telefon numarası.
- Hesap güvenliği: şifre (geri döndürülemez biçimde özetlenerek saklanır, hiçbir çalışanımız göremez), e-posta doğrulama durumu, son giriş zamanı ve IP adresi, başarısız giriş denemeleri, yetki ve modül izinleri.
- Tercihler: dil, tema ve bildirim tercihleri, kullanım koşullarının kabul tarihi.
- Firma bilgileri: firma adı, adresi, telefon ve e-posta adresi, vergi dairesi ve vergi numarası, firma logosu, lisans planı ve lisans geçmişi.
- Destek kayıtları: Çözüm Masası üzerinden gönderdiğiniz mesajlar ve ekleri.
Firmaların kaydettiği veriler (veri işleyen sıfatıyla)
- Adaylar: ad, soyad, uyruk, T.C. kimlik numarası veya pasaport numarası, ülke, cinsiyet, doğum tarihi, öğrenim durumu, çalışma durumu, kurum tarafından eğitim alıp almadığı, telefon, e-posta, il, ilçe ve adres, grup kodu, notlar, yüklenen belgeler, kimlik doğrulama durumu, sınav kayıtları ve sonuçları, belge (sertifika) bilgileri.
- Personel: ad, soyad, görev türü, T.C. kimlik numarası, telefon, e-posta, yetkilendirmeler ve sınav görevlendirmeleri.
- Sınav ve kalite dokümanları: sınav dosyaları, kalite dokümanları, soru havuzu.
Hizmet, özel nitelikli kişisel verilerin (sağlık, biyometrik veri, ceza mahkûmiyeti vb.) işlenmesi için tasarlanmamıştır. Belgelendirme kuruluşları, yükledikleri belgelerde bu tür veriler bulunuyorsa KVKK madde 6'daki şartları sağlamaktan sorumludur.
Tanıtım sitesi ve kullanım kılavuzu ziyaretçileri
- İzin vermeniz hâlinde Google Analytics üzerinden anonim ziyaret istatistikleri (ziyaret edilen sayfalar, cihaz ve tarayıcı türü, yaklaşık konum, ziyaret süresi).
- İzin vermeniz hâlinde canlı destek (Tawk.to) üzerinden yazdığınız mesajlar ve paylaştığınız iletişim bilgileri.
- Sunucu güvenlik kayıtları (IP adresi, istek zamanı ve adresi).
3. İşleme amaçları ve hukuki sebepler
| Amaç | Hukuki sebep (KVKK m. 5/2) |
|---|---|
| Hesabın oluşturulması, Hizmetin sunulması, lisans ve ödeme süreçleri | Sözleşmenin kurulması ve ifası (c) |
| Fatura, muhasebe ve kanuni saklama yükümlülükleri | Hukuki yükümlülüğün yerine getirilmesi (ç), kanunlarda açıkça öngörülme (a) |
| Hesap ve sistem güvenliği, kötüye kullanımın önlenmesi, hata kayıtları | Meşru menfaat (f) |
| Hizmetle ilgili zorunlu bildirimler (doğrulama, şifre sıfırlama, lisans süresi uyarıları) | Sözleşmenin ifası (c) |
| Destek taleplerinin yanıtlanması | Sözleşmenin ifası (c), meşru menfaat (f) |
| Uyuşmazlık hâlinde hakların korunması | Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması (e) |
| Ziyaret istatistikleri (Google Analytics) ve canlı destek (Tawk.to) çerezleri | Açık rıza (m. 5/1) |
Firmaların kaydettiği aday ve personel verileri, belgelendirme kuruluşunun belirlediği amaç ve hukuki sebeplerle (ör. MYK mevzuatı kapsamında sınav ve belgelendirme yükümlülükleri) işlenir.
4. Toplama yöntemi
Kişisel veriler; kayıt, giriş ve diğer formlar, Hizmet içindeki işlemler, Excel ile toplu aktarım, e-posta ve Çözüm Masası yazışmaları, çerezler ve sunucu kayıtları aracılığıyla, elektronik ortamda, kısmen veya tamamen otomatik yollarla toplanır.
5. Kişisel verilerin aktarılması
Veriler satılmaz, reklam amacıyla paylaşılmaz. Yalnızca aşağıdaki durumlarda ve gerektiği ölçüde aktarılır:
- Barındırma ve altyapı: Hizmetin çalıştığı sunucu ve veritabanı altyapısı.
- E-posta gönderimi: doğrulama, şifre sıfırlama ve bildirim e-postaları için e-posta hizmet sağlayıcısı.
- SMS gönderimi (NetGSM): firmanın gönderdiği bilgilendirme ve kampanya mesajları için alıcının adı ve telefon numarası ile mesaj içeriği.
- Kimlik doğrulama (Nüfus ve Vatandaşlık İşleri Genel Müdürlüğü, MERNİS): Türk vatandaşı adayların kimliğini doğrulamak için yalnızca T.C. kimlik numarası, ad, soyad ve doğum yılı; servis yalnızca "doğru / yanlış" yanıtı döner.
- Doküman oluşturma (Docmosis): sınav dokümanlarının Word / PDF olarak hazırlanması için doküman içeriği; Avrupa Birliği'ndeki sunucularda işlenir.
- Ödeme (iyzico): lisans ödemeleri iyzico'nun ödeme sayfasında yapılır; kart bilgileriniz bize ulaşmaz ve saklanmaz.
- Analitik ve canlı destek (Google Analytics, Tawk.to): yalnızca izin verdiğinizde, tanıtım sitesi ve kullanım kılavuzunda.
- Yetkili kurum ve kuruluşlar: kanunen yetkili kamu kurumlarının talebi veya mahkeme kararı hâlinde.
Yurt dışına aktarım: Bazı hizmet sağlayıcıların sunucuları yurt dışında bulunabilir (Google Analytics, Tawk.to ve Docmosis'in Avrupa Birliği'ndeki sunucuları gibi). Bu aktarımlar KVKK madde 9'da öngörülen şartlara uygun olarak, çerezler bakımından açık rızanıza dayanılarak yapılır.
6. Saklama süreleri
| Veri | Süre |
|---|---|
| Hesap ve firma verileri | Sözleşme süresince; sona ermesinden sonra kanuni saklama süreleri ve olası uyuşmazlıklar için gerekli süre boyunca |
| Fatura ve muhasebe kayıtları | İlgili mevzuattaki süre boyunca (vergi mevzuatı kapsamında genellikle 5 yıl, Türk Ticaret Kanunu kapsamında 10 yıl) |
| Uygulama ve güvenlik kayıtları (loglar) | 14 gün |
| "Beni hatırla" girişi | 2 hafta |
| Okunmuş uygulama bildirimleri | Okunduktan sonra 90 gün |
| Kabul edilmemiş firma davetleri (davet edilen e-posta adresi) | Davetin süresi dolduktan sonra 30 gün |
| Firmaların kaydettiği aday, personel ve sınav verileri | Belgelendirme kuruluşunun talimatı doğrultusunda; kuruluş bu verileri Hizmet içinden silebilir |
| Çerez tercihi | 6 ay |
Süresi dolan veriler silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.
7. Veri güvenliği
Kişisel verilerin güvenliği için aldığımız başlıca teknik ve idari tedbirler:
- Tüm bağlantılar şifrelidir (HTTPS); şifreler geri döndürülemez biçimde saklanır.
- Her firmanın verileri diğer firmalardan ayrılmıştır; bir firma başka bir firmanın verisini göremez. Bu ayrım otomatik testlerle sürekli denetlenir.
- Firma içinde rol ve modül bazlı yetkilendirme yapılır; yönetici, kullanıcılarının hangi modüllere erişeceğini belirler.
- Kayıtlı gizli bilgiler (ör. firmanın SMS hesap şifresi) şifrelenerek saklanır.
- Giriş denemeleri sınırlandırılır, oturumlar güvenli çerezlerle yönetilir, yetkili işlemler kayıt altına alınır.
- Yüklenen dosyalar herkese açık bir klasörde tutulmaz; yalnızca yetkili kullanıcılar indirebilir.
- Ziyaret istatistiklerinde uygulama sayfalarının gerçek adresi ve başlığı Google'a gönderilmez; sayfalar yalnızca tür olarak (ör. "aday düzenleme") ölçülür, reklam ve kişiselleştirme özellikleri kapalıdır.
8. Çerezler
| Çerez | Amaç | Tür | Süre |
|---|---|---|---|
PHPSESSID |
Oturumun ve dil seçiminin sürdürülmesi, güvenlik | Zorunlu | Tarayıcı kapanana kadar |
REMEMBERME |
"Beni hatırla" seçildiğinde girişin hatırlanması | Zorunlu (isteğe bağlı seçim) | 2 hafta |
cc_cookie |
Çerez tercihinizin saklanması | Zorunlu | 6 ay |
_ga, _ga_* |
Google Analytics ziyaret istatistikleri | Analitik (izne bağlı) | Google tarafından belirlenir (en fazla 2 yıl) |
twk_*, TawkConnectionTime |
Tawk.to canlı destek penceresi | Canlı destek (izne bağlı) | Tawk.to tarafından belirlenir |
Analitik ve canlı destek çerezleri yalnızca tanıtım sitesi ve kullanım kılavuzunda, izin vermeniz hâlinde kullanılır. İzninizi istediğiniz zaman geri alabilirsiniz; geri aldığınızda ilgili çerezler silinir.
Tarayıcı ayarlarınızdan da çerezleri silebilir veya engelleyebilirsiniz; zorunlu çerezleri engellemeniz hâlinde Hizmete giriş yapılamaz.
9. Haklarınız (KVKK madde 11)
Veri sorumlusuna başvurarak:
- kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
- işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
- işlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
- yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
- eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme,
- KVKK madde 7'deki şartlar çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme,
- düzeltme, silme ve yok etme işlemlerinin verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
- münhasıran otomatik sistemlerle analiz edilmesi sonucunda aleyhinize bir sonuç çıkmasına itiraz etme,
- kanuna aykırı işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme
haklarına sahipsiniz.
10. Başvuru yöntemi
Taleplerinizi, kimliğinizi doğrulamamıza yetecek bilgilerle birlikte destek@e-yeterlilik.app adresine (Hizmette kayıtlı e-posta adresinizden göndermeniz önerilir) veya yazılı olarak iletebilirsiniz. Başvurular, talebin niteliğine göre en geç 30 gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır; işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde Kişisel Verileri Koruma Kurulunca belirlenen tarife uygulanabilir.
Aday veya personel olarak bir belgelendirme kuruluşuna ilişkin talepleriniz için öncelikle ilgili kuruluşa başvurunuz (bkz. madde 1).
11. Değişiklikler
Bu metin, Hizmet veya mevzuattaki değişikliklere göre güncellenebilir. Güncel metin her zaman bu sayfada yayımlanır; önemli değişiklikler Hizmet üzerinden veya e-posta ile duyurulur.
12. İletişim
- E-posta: destek@e-yeterlilik.app
- Telefon: +90 (312) 911 73 64
- Kullanım koşulları: Kullanım Koşulları